Hausverwaltung - Verwaltung von Mietobjekten

Geschäftlicher Erfolg beginnt bei der Wahl von Standort und Immobilie

Noch wichtiger ist belastbares Datenmaterial natürlich bei der Vermietung von Gewerbeflächen. Wegen der meist langfristigen Mietverträge und oft notwendiger Investitionen in Umbauten und Haustechnik ist bei der Vermittlung von Büro-, Produktions- oder Verkaufsflächen eine seriöse Analyse des jeweiligen Geschäftskonzeptes, die Auswahl eines solventen Mieters und die rechtssichere Gestaltung von Mietverträgen unabdingbar.

Unser Vertriebsteam kümmert sich auch hier um ein umfassendes, professionelles und versiertes Immobilienmanagement, das Ihre Risiken auf ein Minimum begrenzt und Ihnen gleichzeitig Chancen eröffnet. Denn wir entlasten Sie von Ihren Aufgaben als Immobilieneigentümer und bieten Ihnen und Ihren Mietern eine freundliche 24/7-Betreuung. Darüber hinaus überprüfen wir im Rahmen der laufenden Vertragsüberwachung alle in Frage kommenden Optionen und stellen Ihnen gerne auch alternative Nutzungsmöglichkeiten inklusive der Planung von baulichen Veränderungen vor.

Wir bieten Ihnen eine ganzheitliche Leistung an, die nach Ihren Bedürfnissen gekürzt oder ergänzt werden kann.

Rechnungswesen

  • Eingabe und Kontrolle von Eingangsrechnungen (nach umsatzsteuerlichen Aspekten und Umlagefähigkeit hinsichtlich der Nebenkostenabrechnungen)
  • Überwachung und Kontrolle der Zahlungsziele der Eingangsrechnungen (unter Ausnutzung von Skonto/Rabatten, Wiederkehrende Zahlungen ect.)
  • Ordnungsgemäße und fristgerechte Zahlungen der verbuchten Eingangsrechnungen.
  • Archivierung und Aufbewahrung der verbuchten und bezahlten Eingangsrechnungen.
  • Bestandskontrolle der geführten Bankkonten
  • Verwalten der Konten, um sicher zu stellen, dass diese marktüblichen oder günstigeren Bedingungen entsprechen.
  • Kontrolle und Buchung der gesamten Ein- und Ausgänge auf den Bankkonten
  • Überwachung der monatlichen Sollstellungen (Zahlungsziele/- Verpflichtung Mieter)
  • Durchführung von Lastschrifteinzugsverfahren
  • Kontrolle der Zahlungen der Mieter
  • Mahnwesen
  • Vorbereitende Arbeiten zum gerichtlichen Mahnverfahren
  • Forderungsmanagement ( Eingabe von Zahlungszielen u. Ratenzahlungsvereinbarungen etc.)
  • Übersendung der Buchhaltungsdaten monatlich, Quartalsweise und jährlich.
  • Mitteilung der Forderungen/Verbindlichkeiten zum Stichtag 05. eines nachfolgenden Monats.

Fristgerechte Mitteilung der vorbereiteten Umsatzsteuerzahlen, damit eine ordnungsgemäße Umsatzsteuervoranmeldung durch den Steuerberater erfolgen kann.

Mieterstammdatenpflege

  • Erfassung und Pflege der Mietverträge
  • Kautionsüberwachung
  • Mieterhöhungsanpassungen /Indexanpassungen
  • Kündigungsbearbeitung
  • Abwicklung des Schriftverkehrs mit den Mietern
  • Durchführung aller Betriebs-, Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen nach den vertraglichen Bestimmungen.

Allgemeine Aufgaben

  • Bearbeitung von Versicherungsschäden und Gewährleistungsansprüchen
  • Einholung Kostenvoranschläge
  • Beauftragung von Handwerkern und deren Überwachung
  • Abschluss von Wartungsverträgen
  • Überprüfung und Anpassungen der Versicherungsverträge
  • Laufende Überwachung des baulichen Zustandes
  • Einstellung und Entlassung von Hilfskräften
  • Erteilung von Prozessvollmachten, die sich aus dem Miet-, Pacht- und Nutzungsverhältnis ergeben, sowie für Räumungsklagen und schließlich für die Durchsetzung der Rechte des Auftraggebers im Zusammenhang mit der Verwaltung und Bewirtschaftung des Vertragsobjektes.
  • Bestellung von Gebrauchsgegenständen und Geräten, die für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung erforderlich sind.
  • Wahrnehmung der Rechte des Auftraggebers gegenüber allen Behörden, einschließ lich  Lieferanten, Handwerkers sowie Mietern und Pächtern.

Berichtswesen

Das Berichtswesen wird nach Bedarf monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt, auf Wunsch auch in Englisch.

  • Mieteinkünfte, Nebenkosten und anderer Einkünfte, die in dem jeweiligen Zeitraum eingenommen wurden.
  • Rechnungen, Waren und Leistungen und Zahlungen an Lieferanten für den jeweiligen Zeitraum.
  • Verbindlichkeiten und Forderung nach Fälligkeitsdatum für den jeweiligen Zeitraum
  • Kontenabstimmung hinsichtlich der Überschüsse für den jeweiligen Zeitraum
  • Kontenabstimmung hinsichtlich der Debitoren- und Kreditorenkonten für den jeweiligen Zeitraum
  • Steueranteile hinsichtlich der Rechnungen, die im jeweiligen Zeitraum erstellt und erhalten wurden 
  • Offene Forderungen und Verbindlichkeiten für den jeweiligen Zeitraum
  • Budgeterstellung / Quartalsbericht
  • Auseinandersetzungen mit Mietern und Lieferanten und aktuelle Sachstandsmitteilung
  • Informationen und Beschreibung von Geschehnissen, Änderungen und Auseinandersetzungen hinsichtlich des Objekts
  • Details von Leerstandsflächen des Objekts
  • Details von Änderungen hinsichtlich der Mietverträge, Mieterwechsel, Mieterhöhungen, bevorstehende Mietprüfungen und ähnlichem
  • Details über wesentliche Änderungen in den Verträgen mit Lieferanten
  • Zusammenfassung von Objektbezogenen Datenbankinformationen, wobei wesentliche Veränderungen hervorzuheben sind
  • Management- und Verwaltungsbelange, Anzeige und Beschreibung von Ereignissen, Änderungen und Auseinandersetzungen in Bezug auf das Objekt
  • Aufstellung von bevorstehenden Ereignissen, z. B. Mieterhöhungen, Vertragsbeendigungen und Kündigungsfristen
  • Zusammenfassung der Korrespondenz mit Mietern
  • Versicherungsschäden
  • Schäden, Mängel und ausstehende Reparaturen
  • Instandhaltungsmaßnahmen, die durchgeführt werden sollten
  • Erreichbarkeit auch außerhalb der Bürozeiten
  • Notdienst auch an Sonn- und Feiertagen
  • Wir sind Mo-Fr. von 8:00 Uhr bis 19:00 Uhr für Sie da